Go to Brand ma na celu sfinansowanie promocji marek produktowych na rynnach zagranicznych. Rozliczenie Go to Brand na początku może się wydawać proste, ponieważ odbywa się na podstawie kwot ryczałtowych. Kwoty te ustalane są na etapie składania wniosku o dofinansowanie na podstawie kalkulacji cen rynkowych. Aby dokonać odpowiedniej wyceny można się posłużyć ofertami z rynku, cennikami ze stron internetowych lub katalogami. Rezultatem kwot ryczałtowych jest sztywne określenie wydatków kwalifikowanych oraz dofinansowania.

Udokumentowanie wydatków

Dokumentowanie wydatku w przypadku Go to Brand przybiera formę w zależności od jego rodzaju, a rozliczenie zadania wymaga spełnienia wskaźnika określonego na etapie składania wniosku. W przeciwieństwie do normalnych metod  (dokumenty księgowe, postępowania ofertowe) zakup odbywa się „z wolnej ręki” zgodnie z założeniami, a dokumentami potwierdzającymi wykonanie zadania są:

• Impreza targowa w charakterze wystawcy

  • Dokumentacja zdjęciowa – stoisko targowe, numer stoiska, oznaczenie MPG, oznaczenie logotypami UE, FE i PL, zdjęcia dodatkowe (jeżeli dotyczy).
  • Wpis do katalogu wystawców.

• Misja gospodarcza

  • Raport z misji – data i miejsce realizacji, ramowy plan misji, cel misji, skład delegacji, harmonogram spotkań z kontrahentami, zdjęcia, bilety wstępu (jeżeli dotyczy), podsumowanie (czy zrealizowano cel?).

• Usługa doradcza

  • Raport i/lub opracowanie – dokument potwierdzający realizację usługi zgodnie z założeniami.

• Szkolenie

  • Dokumenty – zakres szkolenia, certyfikaty, lista obecności.

• Seminaria/kongresy/konferencje

  • Dokumenty – zgłoszenie/zaproszenie, agenda, dokumentacja fotograficzna.

• Działania informacyjno-promocyjne

  • Raport – powinien zawierać opis wykonanej usługi zgodnie z założeniami wraz ze specyfikacją (rodzaj działania, ilość itd.).
  • Zdjęcia – powinny pokazywać wykonane materiały, w przypadku wykonywania np. 1000 szt. ulotek wystarczy zdjęcie jednej sztuki.

Popełniane błędy

Podczas realizacji projektu można popełnić kilka podstawowych błędów, przez które wydatek może zostać uznany za niekwalifikowanych. Które z nich są najczęstsze?  Poniżej przykłady zazwyczaj popełnianych błędów w trakcie realizacji projektu.

Stosowanie logotypów

Najczęstszym popełnianym błędem jaki można spotkać jest brak logotypów Unii Europejskiej, Funduszy Europejskich oraz flagi Polskiej. Powyższe oznakowanie powinno znajdować się na wszystkich materiałach promocyjnych, a także powinno być widoczne na banerach przy zamawianych stanowiskach.
O czym również zapominają Beneficjenci? Ważnym elementem jest oznaczenie Marki Polskiej Gospodarki. Musi być umieszczony w widocznym miejscu tak jak jest to w przypadku logotypów UE, FE i PL. Brak takich oznaczeń może skutkować uznania wydatku za niekwalifikowany, bo w końcu po to jedzie na targi, aby pokazać nie tylko swoją firmę, ale również dzięki komu Beneficjent otrzymał taką możliwość.

Wpis do katalogu

Z perspektywy wystawcy targów nie ma znaczenia czy zostanie on wpisany do katalogu wystawców, ponieważ wie, że był na danych targach. Jednakże dla Instytucji, która rozlicza projekt ma to ogromne znaczenie. Dlaczego? Dla opiekunów głównym potwierdzeniem obecności jest właśnie wpis.  Oprócz wpisu Beneficjent przesyła zdjęcie, które pokazują między innymi stanowisko, lecz na dobrą sprawę zdjęcia takie można zrobić wszędzie.

Zmiany w projekcie

Zgodnie z zapisami w umowę Beneficjent ma obowiązek informować Instytucje o zmianach jakie chce wprowadzić podczas realizacji projektu. Brak przesłanego wniosku jest naruszeniem umowy i może ciągnąć za sobą nieodwracalne skutki. Jednym z nich może być uznanie zadania za niekwalifikowane w momencie, gdy Beneficjent z jakiejś przyczyny nie pojedzie w danym momencie na targi i bez żadnej informacji zmieni je na własną ręki na inne być może będące z jego punktu widzenia tożsame. Zmiana samych targów jest jak najbardziej możliwa, natomiast musi zostać wysłany wniosek wraz uzasadnienia wnioskowanej zmiany wraz ze szczegółową metodologią kalkulacji kosztów zadania po zmianie. Drugim skutkiem, który jest możliwy jest rozwiązanie umowy.

Zaniechanie innych obowiązków

Oprócz zgłaszania zmian w projekcie dotyczących np. zmiany targów należy również niezwłóczenie i pisemnie informować Instytucje o problemach napotkanych w trakcie realizacji. Do takich problemów można zaliczyć nieosiągnięcie wskaźnika produktu lub rezultatu.

Ważnym elementem podczas rozliczania są również zdjęcia z misji oraz targów. Prawidłowe ich zrobienia sprawia często trudność, ponieważ nie wynika z nich np. miejsce, w którym odbywają się targi lub brak jest fotografii ze spotkań z potencjalnymi kontrahentami. Należy o tym pamiętać, ponieważ zdjęcia stanowią często podstawę rozliczania.

Rozliczanie Go to Brand choć powierzchownie wydaje się banalne kryje za sobą wiele nieoczywistych błędów, które można z łatwością popełnić. W kolejnych artykułach na naszym blogu znajdziecie więcej ciekawostek związanych z funduszami europejskimi.