Jednymi z najbardziej problematycznych i spędzających sen z powiek zagadnieniami każdego rozliczającego dotację są zapytania ofertowe. Jest to trudny temat, gdyż niemal na każdym kroku łatwo jest popełnić błąd, mogący skutkować dotkliwą dla beneficjenta korektą dofinansowania. Aby nie musieć oddawać części dotacji (a przy wielomilionowych wartościach zamówień nawet 5% korekty finansowej okaże się dużą kwotą) warto wiedzieć, jakie są najczęstsze błędy popełniane w procedurach zamówień i jak się ich ustrzec.

Najprostszy błąd przy zapytaniu ofertowym to…brak zapytania

Często beneficjenci są przekonani, że skoro porównywali oferty potencjalnych dostawców podczas składania wniosku o dofinansowanie i tworzenia budżetu, to wystarczy,  że wybiorą którąś z ofert i mogą dokonać zakupu. Niestety, tak to nie działa. W zapytaniach ofertowych obowiązują progi wartości zamówień , na podstawie których określa się, jaki tryb zakupu będzie nas obowiązywał. W Zakupu z tzw. wolnej ręki (czyli dowolnego doboru dostawcy) można dokonywać tylko przy zamówieniach o łącznej wartości poniżej 20 000 zł netto. Po przekroczeniu tej kwoty konieczne jest właściwe wyłonienie wykonawcy.

Niewłaściwy tryb i sztuczne dzielenie przedmiotu zamówienia

Aby prawidłowo określić sposób, w jaki dokonujemy zakupów w projekcie, musimy określić przedmiot zamówienia oraz jego wartość. Jest to kluczowe dla wybrania prawidłowego trybu zakupu. Dla zamówień o wartości powyżej 50 000 zł netto zawsze obowiązuje nas konieczność przygotowania zapytania ofertowego. Jednocześnie należy pamiętać, że nie należy dzielić przedmiotu zamówienia, aby zaniżyć jego wartość i uniknąć tworzenia zapytania ofertowego- np. kupując tworzywa w projekcie należy postrzegać wszystkie tworzywa jako jeden przedmiot zamówienia, a nie każdy rodzaj tworzywa z osobna. Bardzo często ten błąd jest popełniany w projektach z Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój, a zwłaszcza w szybkiej ścieżce, ze względu na dużą ilość wydatków do poniesienia. Unikanie tworzenia zapytania będzie prowadzić do przykrych konsekwencji finansowych w realizowanym projekcie.

Czas ma znaczenie

Publikując zapytanie ofertowe na Bazie Konkurencyjności należy pamiętać o minimalnym okresie czasu, jaki dajemy potencjalnym oferentom na odpowiedź. W zależności od przedmiotu i wartości zamówienia, minimalny czas składania ofert to odpowiednio 7, 14 lub 30 dni. Należy pamiętać, że zamówienia o wartości powyżej 209 000 EUR netto zawsze muszą być publikowane na okres minimum 30 dni. Niedotrzymanie tych terminów skutkuje korektą finansową od 5 do 50% wartości zamówienia. Jednocześnie trzeba uważać, wprowadzając modyfikacje w treści zapytania, gdyż znaczące zmiany powinny skutkować wydłużeniem okresu trwania zapytania. Pilnując terminu należy również zwrócić uwagę na prawidłowe liczenie dni upływania terminu- wskazanie np. dnia wolnego od pracy albo skrócenie terminu o kilka godzin również wiąże się z karą finansową.

Specyfikacja przedmiotu zamówienia wskazujące na konkretnego dostawcę

Bardzo często popełnianym błędem jest przygotowywanie specyfikacji zamówienia, ograniczającego konkurencję i zawężającego krąg potencjalnych oferentów. Należy unikać tworzenia opisów, wskazujących na konkretnych producentów lub dostawców. Niedopuszczalne jest używanie nazw producentów lub zastrzeżonych nazw systemów, opatentowanych przez jednego dostawcę. Każdy wymóg, który musi spełnić oferent, powinien być obiektywnie niezbędny dla prawidłowej realizacji zamówienia.

Błędy w dokumentacji

Przygotowując zapytanie ofertowe należy zwrócić uwagę na spójność zapisów we wszystkich dokumentach- począwszy od kryteriów technicznych zakupów we Wniosku o dofinansowanie, poprzez samo zapytanie, specyfikację przedmiotu zamówienia, formularze ofert, po protokół wyboru i umowę z dostawcą. Rozbieżności w dokumentach mogą prowadzić do błędów w postępowaniu, skutkujących np. umorzeniem postępowania lub dodatkowymi kosztami dla zamawiającego.

Każdą ofertę trzeba dokładnie ocenić

Po zakończonym postępowaniu kluczowe jest prawidłowe wyłonienie dostawcy. Nierzetelnie przeprowadzona ocena ofert może prowadzić do wyłonienia wykonawcy, który nie spełnia wcześniej określonych kryteriów. Może to skutkować unieważnieniem całego postępowania i koniecznością powtórzenia procedury.

Jak uniknąć błędów podczas tworzenia zapytań?

Najprostszym sposobem uniknięcia pomyłek przy przeprowadzaniu zapytań ofertowych i związanych z nimi konsekwencji, jest powierzenie tego zadania specjalistom. Fachowa pomoc jest nieoceniona przy rozliczaniu projektów realizowanych z dotacji, dzięki wiedzy i doświadczeniu doradców nie grożą nam komplikacje oraz w najgorszym przypadku kary finansowe. Tworzenie zapytań ofertowych to skomplikowana procedura, dlatego nie warto ryzykować kosztownymi błędami i zwrócić się o pomoc do ekspertów.