Koniec KPO 2026 – rozliczenie, kontrole i dokumentacja do 2031 roku

Aktualizacja: 6.11.2026

Krajowy Plan Odbudowy dobiega końca. Polska złożyła już ostatni wniosek o płatność do Komisji Europejskiej, a beneficjenci domykają rozliczenia. Dla firm, które dostały wsparcie z KPO, koniec programu nie oznacza jednak końca obowiązków. Wyjaśniamy, co trzeba dopilnować teraz i przez kolejne lata.

KPO w 2026 roku — gdzie jesteśmy?

Dziewiąty, ostatni wniosek o płatność z KPO Polska złożyła do Komisji Europejskiej 30 września 2026 r. Ostatnia płatność z Komisji, czyli tzw. płatność salda, ma nastąpić pod koniec 2026 r. To oznacza, że czas na realizację inwestycji i złożenie dokumentów przez beneficjentów jest już bardzo krótki — a w wielu działaniach terminy minęły.

Przykład: firmy korzystające ze wsparcia ARiMR na dywersyfikację i skracanie łańcucha dostaw produktów rolnych i spożywczych mają czas do 30 listopada 2026 r. na przekazanie uzupełnień do złożonych wniosków o płatność końcową. W programie dla HoReCa termin wypłat minął 30 czerwca 2026 r.

Co zrobić, jeśli rozliczenie jeszcze trwa?

• Sprawdź swój termin w umowie i w korespondencji z instytucją. Terminy różnią się między działaniami KPO i nie będą przedłużane po zakończeniu programu.
• Odpowiadaj na wezwania od razu. Uzupełnienia złożone po terminie mogą oznaczać utratę części lub całości wsparcia.
• Skompletuj dokumenty kosztowe — faktury, umowy, protokoły odbioru, potwierdzenia zapłaty i dokumentację wyboru wykonawców.
• Wykaż osiągnięte wskaźniki zgodnie z umową — to podstawa wypłaty środków w KPO.

Po rozliczeniu: obowiązki na kolejne lata

Przechowywanie dokumentacji do końca 2031 r.

Zgodnie z odpowiedzią Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej, dokumentację inwestycji z KPO przechowuje się przez 5 lat od płatności salda, a gdy kwota finansowania nie przekracza 60 000 euro — przez 3 lata. Ponieważ płatność salda nastąpi pod koniec 2026 r., okres ten liczy się od końca 2026 r. W praktyce firmy powinny zachować pełną dokumentację co najmniej do końca 2031 r. (lub 2029 r. przy mniejszych projektach), chyba że umowa stanowi inaczej.

Trwałość projektu

Umowa o objęciu przedsięwzięcia wsparciem określa, przez jaki czas trzeba utrzymać efekty inwestycji — np. używać zakupionych maszyn zgodnie z celem, nie sprzedawać ich i utrzymać zadeklarowaną działalność. Naruszenie trwałości może skutkować obowiązkiem zwrotu wsparcia.

Kontrole po zakończeniu projektu

Instytucje mogą skontrolować projekt także po jego zakończeniu — zarówno w ramach planowych kontroli, jak i doraźnie. Środki z KPO podlegają też audytom krajowym i unijnym. Kontrolujący sprawdzają m.in. kwalifikowalność wydatków, prawidłowość wyboru wykonawców, osiągnięcie wskaźników i to, czy zakupiony sprzęt jest wykorzystywany zgodnie z umową.

Najczęstsze ryzyka

• Braki w dokumentacji zamówień — brak dowodów rozeznania rynku lub nieprawidłowo przeprowadzone zapytania ofertowe.
• Niewykonane wskaźniki — np. mniejszy niż zadeklarowany efekt inwestycji.
• Zmiana przeznaczenia majątku w okresie trwałości bez zgody instytucji.
• Zagubione dokumenty — kontrola może przyjść kilka lat po zakończeniu projektu, gdy osoby odpowiedzialne za projekt już w firmie nie pracują.

Jak możemy pomóc

Pomagamy firmom domknąć rozliczenie, przygotować się do kontroli i uporządkować dokumentację na okres trwałości. Jeśli przejmujemy projekt na końcowym etapie, zaczynamy od przeglądu dokumentów i listy braków do uzupełnienia. Więcej o kosztach takiej usługi piszemy we wpisie Ile kosztuje rozliczenie projektu unijnego?, a zakres usługi opisujemy na stronie Rozliczanie projektów unijnych.

Porozmawiaj z nami o rozliczeniu lub kontroli projektu z KPO

Informacje mają charakter ogólny. Wiążące są zapisy Twojej umowy o objęciu przedsięwzięcia wsparciem i komunikaty instytucji. Źródła: KPO — wnioski o płatność, KPO — najczęściej zadawane pytania (przechowywanie dokumentacji), ARiMR — KPO: kończy się czas na rozliczenie inwestycji.